5 Pasos para recorrer el camino de la experiencia compartida

¿Sientes la presión de las “experiencias compartidas”?

Hoy, cada interacción inmersiva —ya sea en el trabajo, la educación o el entretenimiento— depende de una tecnología que, simplemente, debe funcionar. Al mismo tiempo, las expectativas de empleados y clientes siguen aumentando. Los usuarios esperan herramientas impulsadas por IA que eliminen fricciones, reuniones que comiencen al instante y entornos intuitivos y atractivos.

También observamos que la satisfacción con la tecnología en el entorno laboral está disminuyendo. Una encuesta de Gartner a 5.141 empleados reveló que solo el 23% de los trabajadores digitales se sienten completamente satisfechos con sus aplicaciones de trabajo en 2024, frente al 30% registrado apenas dos años antes.

Además de mantener satisfechos a los equipos híbridos, es necesario ofrecer tecnología que sea segura, confiable, escalable y sostenible, muchas veces con menos recursos y mayores exigencias.

Para adelantarte a estas crecientes demandas, puedes adoptar un nuevo enfoque y centrarte en el recorrido de la experiencia compartida. En lugar de tratar los espacios de colaboración como implementaciones puntuales, puedes gestionarlos como un ciclo de vida: planificación, diseño, implementación, protección y mejora continua de los entornos. Así, podrás impulsar que las personas se conecten, aprendan y colaboren de manera fluida y consistente.

En este blog, te presentamos cinco pasos prácticos para iniciar o fortalecer tu camino hacia la mejora de las experiencias compartidas.

1. PLANIFICA CON PROPÓSITO

A partir de años de experiencia ayudando a nuestros clientes a mejorar la colaboración, creemos que el recorrido de la experiencia comienza con claridad.

Antes de diseñar o implementar cualquier solución, es fundamental definir la experiencia compartida que deseas crear y por qué es importante. Más específicamente, debes comprender a quién está dirigida, cómo se medirá y de qué manera apoyará las prioridades de la organización.

¿Cuál es la experiencia que deseas ofrecer?

Además de la experiencia del usuario, ¿qué otros factores influyen en la planificación de tus espacios?

PRINCIPALES CONSIDERACIONES PARA LA EXPERIENCIA

• Propósito de cada espacio
• Expectativas de usuarios y stakeholders
• Métricas de éxito y seguimiento
• Seguridad
• Sostenibilidad
• Automatización con IA
• Planes de soporte y mantenimiento
• Optimización

TU COMITÉ DE EXPERIENCIA

Para obtener la información que necesitas, recopila feedback de tu comité de stakeholders. Al reunirlos, podrás ir más allá de las decisiones tecnológicas. Su aporte conjunto te permitirá enfocarte en cómo los espacios de colaboración impulsan la innovación y mejoran la forma en que las personas se conectan, aprenden y participan.

Incluye a responsables de experiencia en el entorno laboral y líderes de IT, áreas de facilities, sponsors del C-Level, líderes de negocio, socios de real estate corporativo, usuarios finales y tu partner de integración AV/UC. Si los espacios están orientados al cliente, también puedes obtener información valiosa a través de equipos de atención al cliente, chats y encuestas.

A continuación, utiliza este aporte para desarrollar diseños centrados en las personas.

2. DISEÑA ESPACIOS QUE INSPIREN

Cuando los mandatos de regreso a la oficina continuaron en 2024, los líderes de diseño de espacios de trabajo en Gensler señalaron: “Hoy sabemos que el lugar de trabajo debe ser un destino, no una obligación. Debe ser un ‘multiplicador de experiencias’, donde las personas puedan vivir experiencias únicas que no están disponibles en ningún otro lugar”. Y esa visión sigue vigente hoy.

Por eso, tu rol va mucho más allá de instalar tecnología. Debes crear espacios que inspiren la interacción, la creatividad y el compromiso, generando un impacto real en el negocio.

Permite que la información obtenida de tu comité guíe tus diseños. De esta manera, los espacios estarán preparados para acompañar comportamientos reales en salas de reuniones inmersivas, entornos de aprendizaje y espacios de entretenimiento. Y, de igual manera, los espacios de trabajo deben justificar el traslado a la oficina.

Además de crear experiencias inmersivas, es fundamental alinear las decisiones tecnológicas con estándares de confiabilidad, facilidad de uso, seguridad y eficiencia energética.

Los expertos de AVI-SPL pueden ayudarte a planificar, diseñar e implementar sistemas de colaboración, AV y UC, así como entornos inmersivos que impulsen experiencias significativas. ¿Sabías que puedes validar tus decisiones tecnológicas mediante sesiones de diseño en tiempo real? Nuestra aplicación de planificación virtual en 3D te permite asegurar la aprobación de los stakeholders y evaluar visualmente la cobertura de audio y video, así como la disposición de los espacios.

3. IMPLEMENTA CON CONSISTENCIA EN MENTE

Tu diseño ya fue validado y es momento de implementarlo. Ya sea que los espacios compartidos estén distribuidos en distintos pisos, ciudades o países, la experiencia tanto para los usuarios como para el soporte de IT debe ser uniforme. Asegúrate de que todas las salas cumplan con tus estándares tecnológicos y de que las personas estén capacitadas para utilizar y dar soporte a los nuevos sistemas y dispositivos.

Cuando la tecnología y la funcionalidad son consistentes, puedes ofrecer mejores experiencias y soluciones escalables. Esto se traduce en menos incidencias de soporte y tiempos de resolución más rápidos.

Los equipos de instalación de AVI-SPL te acompañan en todo el proceso, desde la planificación previa hasta la implementación. Nuestros expertos locales y globales trabajan contigo para anticipar posibles desafíos, alinear estándares y garantizar que la nueva tecnología se instale y configure para ofrecer un rendimiento confiable desde el primer día. Nuestro objetivo compartido es que la tecnología pase a un segundo plano, permitiendo una interacción humana fluida y sin interrupciones.

4. PROTEGE LA EXPERIENCIA COMPARTIDA

Los espacios ya están implementados, probados y en funcionamiento. Los usuarios valoran la experiencia. Ahora llega el verdadero desafío: ¿cómo mantenerla en el tiempo?

A medida que crece la demanda de reuniones y los entornos inmersivos se vuelven más complejos, la confiabilidad sigue siendo un factor crítico.

Una llamada que se cae, una pantalla congelada o un micrófono que no funciona pueden convertir rápidamente una experiencia de alto nivel en una situación frustrante. Por eso, proteger la experiencia compartida requiere una rápida resolución de incidencias, monitoreo proactivo y soporte continuo.

Tus equipos gestionan entornos de colaboración distribuidos en distintas ubicaciones, que dependen de múltiples dispositivos, plataformas y redes interconectadas. Al monitorear el estado de los sistemas, los patrones de uso y los datos de rendimiento, los equipos de IT pueden identificar problemas incluso antes de que los usuarios los perciban. El mantenimiento proactivo, las alertas automatizadas y el diagnóstico remoto ayudan a reducir tiempos de inactividad y a mantener experiencias fluidas.

Este enfoque reduce la carga sobre los equipos internos de IT y garantiza que los usuarios continúen disfrutando de interacciones sin fricciones. Y no tienes que hacerlo solo. Los equipos de soporte global de AVI-SPL monitorean los entornos de colaboración las 24 horas, los 7 días de la semana. Te ayudamos a detectar posibles incidencias de forma temprana y a mantener un rendimiento consistente en espacios de trabajo, entornos de aprendizaje y experiencias inmersivas. Juntos, impulsamos soluciones estratégicas para entornos laborales modernos que generan resultados e impacto en el negocio.

5. EVOLUCIONA CONTINUAMENTE

Un recorrido de experiencia exitoso no tiene un único destino. Evoluciona.

A medida que tu organización crece, la tecnología avanza y la IA continúa transformando la forma en que las personas colaboran y se relacionan, también cambian las expectativas y las necesidades del negocio. Los empleados buscan experiencias de reunión más inteligentes. Los estudiantes esperan entornos de aprendizaje más interactivos. Los clientes demandan experiencias digitales inmersivas.

La IA también desempeña un papel clave. Gartner prevé que más del 20% de las aplicaciones en el entorno laboral utilizarán personalización impulsada por IA para 2028, lo que acelerará aún más las expectativas en torno a la colaboración adaptativa y las experiencias inmersivas.

Pronto, será momento de iniciar nuevamente el recorrido.

Al analizar datos de uso, recopilar feedback de los usuarios y hacer seguimiento de métricas de rendimiento, los equipos de IT pueden optimizar continuamente los entornos que gestionan. La analítica permite identificar qué espacios se utilizan más, dónde se producen fricciones en la colaboración y cómo la tecnología puede adaptarse mejor a la forma en que las personas trabajan, aprenden e interactúan. Además, es posible gestionar fácilmente el hardware, el software y las licencias de colaboración, así como planificar renovaciones tecnológicas mediante modelos de suscripción como Collaboration as a Service.

Con el tiempo, este proceso permite optimizar las inversiones, extender el ciclo de vida de la tecnología e incorporar nuevas capacidades a medida que evolucionan las necesidades. Considera los entornos de colaboración como ecosistemas en constante evolución, incorporando continuamente nuevas tecnologías y experiencias que mantengan a las personas conectadas.

ESTAMOS AQUÍ PARA AYUDARTE

El recorrido de la experiencia compartida no es un proyecto puntual. Es un ciclo continuo de planificación, diseño, implementación, protección y mejora de los espacios donde las personas se reúnen.

Permite que nuestros expertos acompañen a tu equipo en cada etapa del proceso. Cuéntanos en qué punto de este recorrido te encuentras. Con la estrategia y el soporte adecuados, puedes potenciar la experiencia compartida y crear entornos donde la colaboración prospere.

Contáctanos hoy para conectarte con tu equipo local de AVI-SPL.